Fraude en la Organización

Hoy comenzaré con el tema de FRAUDE. Seré conciso y práctico para que lo puedan entender.

En este tema, quizás digan "caramba! no sabía eso!" o quizás "#CDSM la cagué". Creanme, son normales ambas situaciones.

FRAUDE, es un hecho donde una persona obtiene un beneficio en detrimento de otro(s), aprovechándose de su buena fe, la mayoría de las veces.

El Fraude se puede ver a diario: los empleados que roban en un supermercado, los cajeros que cobran de más a los clientes, etc.

Lo asombroso es que no necesariamente quien perpetra un fraude es un malandro. También pueden ser gente MUY educada y reconocida.

Para cometer un fraude es necesaria la existencia de 3 factores fundamentales, conocidos también como el "Triángulo del Fraude".

Los tres factores para cometer un fraude son: (1) Una presión existente, (2) La oportunidad de hacer el fraude, y (3) La racionalización.

Hablamos de una presión existente como el motivo que obliga al criminal a cometer el fraude. Normalmente son razones económicas.

Dichas razones pueden ser: tarjetas de crédito al tope o sobregiradas, deudas por juegos de azar, costos de clínicas y salud, etc.

También una buena razón para cometer el fraude es el recorte de ingresos, por lo que el criminal busca cómo mantener su nivel de vida.

Luego tenemos cono segundo factor, la Oportunidad o Habilidad para cometer el fraude. Los criminales no quieren ser capturados y buscan que sus actividades no sean detectadas bajo ninguna circunstancia. Aquí en Venezuela muchas empresas tienen posibilidades de tener actividades fraudulentas sin que nadie se de cuenta.

Dichas posibilidades para que ocurra el fraude vienen dadas por (a) Un débil control interno de la compañía, (b) pobre manejo gerencial, y (c) uso de posiciones jerárquicas y/o gerenciales para evadir los controles y procedimientos establecidos.

Luego tenemos el último componente del triangulo del fraude, que es la Racionalización del Crimen.

Esta "racionalización" es cómo el criminal engrana y compagina un acto ilegal con principios morales, éticos, y de decencia (Increíble!)

Estos tres componentes tienen que estar presentes para que se cometa un fraude. El 3ro viene por los dos primeros componentes.

Ya vistos como son los tres componentes, veremos ahora unos ejemplos de fraudes que he conocido, y su impacto legal en la empresa.

Una forma de fraude tiene que ver con las cobranzas a los clientes. Esta es muy sencilla de ejecutar, pero afecta la confianza del cliente.

Tenemos un ejemplo: Una clínica contrata a una secretaria que se encarga de organizar las citas, hacer las facturas y cobrar a los pacientes

Nuestra secretaria, al hacer las facturas (manuales), no solo pone el papel carbón, sino también un cartón para que al hacer las facturas, escribe la cantidad que le cobrará al cliente, y luego, quita el cartón para escribir en la copia de la factura el precio real.

Aquí vemos cómo la secretaria cobra a los pacientes un monto superior a lo establecido y se embolsilla la diferencia. Nadie se da cuenta.

Muchos dirán no puede ser. Pero si! está pasando!. Ella es quien hace las facturas manualmente y aparte es quien cobra el dinero.

Allí tienen la oportunidad. Si hubiese segregación de funciones, o sea, alguien diferente a ella que hiciera las facturas, el fraude no sería posible. O si por el contrario, las facturas fueran hechas con un sistema administrativo, tampoco pudiera hacerlo.

Pero necesitamos un motivo del fraude: La secretaria es una muchacha humilde...que quiere comprarse un BB como sus amigas! (presión social)

La racionalización de este crimen? bueno, que la empresa no le paga bien, que la empresa no valora su trabajo, etc. etc. etc.

En los restaurantes también se ve este problema: Un cliente pide la factura, y el mesonero se la hace manualmente por un monto mayor.

El abuso de las posiciones gerenciales es otra forma de cometer el fraude. Un gerente presionado con los niveles de venta puede registrar casi al cierre de año un montón de productos vendidos, que al mes siguiente, los reversa con una devolución en ventas.

Un gerente de compras puede asignar todas las compras de la empresa a la compañía de un familiar, y emite todos los pagos por un monto justo por debajo del límite q puede aprobar. Ejemplo: Si el gerente puede aprobar hasta BsF 10.000, las compras serán hasta BsF 9.990

También, poniéndolo de otra forma, que el mismo gerente de compras le acepta precios "inflados" a un proveedor, para que luego el proveedor le pague al gerente una comisión. Este método es llamado también "kick-back" en el mundo empresarial.

El ejemplo anterior también aplica para Recursos Humanos: Un Supervisor aprueba un aumento de sueldo del 20%, pero el empleado beneficiado, le "devuelve" un 10% al supervisor por el favor recibido.

@MaGraziaButtaci No necesariamente tienen que tener una falta de valores. Ahora voy con esa parte.

En respuesta a MaGraziaButtaci, los criminales que cometen el fraude no necesariamente tienen que ser de bajos recursos o gente sin educación ni valores.

Como dije antes, al hacer la racionalización de sus actos, el criminal engrana y compagina los hechos cometidos con sus enseñanzas y valores

Alguien que siempre roba dinero de la empresa puede decir que la empresa no le está pagando lo suficiente, y considera que un monto X adicional es "lo justo" que debería sustraer. Al hacer un examen del robo, se observa que en cada oportunidad, el monto sustraído es el mismo siempre. Ni un céntimo más ni un céntimo menos.

Ahora veremos que podemos hacer para prevenir y detectar un fraude dentro de la empresa.

La forma más fácil de detectar un fraude es identificar y conocer el estilo de vida de los empleados. A medida que un criminal se beneficia del fraude que está cometiendo, se empiezan a ver cambios drásticos en su estilo de vida. Ropa, relojes, teléfonos y sitios donde comer pueden ir sorprendiendo a más de uno. El caso de la secretaria que cobraba de más es un ejemplo.

Esta señora tenía un BlackBerry más caro que el que tenían los dueños de la empresa. Obviamente si no tienes capacidad económica, ¿cómo puedes tener un teléfono así?. En una oportunidad, a esta señora le robaron el teléfono, y adivinen...en menos de 3 días, ya tenía un BlackBerry todavía más caro que el anterior, dizque "porque se lo compró su esposo".

Con la situación económica, y conociendo los perfiles socio-económicos d cada empleado, normalmente se necesita 1-2 meses para reponer un BB

Un estilo de vida que no se corresponde con la capacidad económica de la persona es un verdadero indicio de estar relacionada con un fraude.

Al menos, muy probablemente es un indicador de estar frente a un fraude en progreso dentro de la empresa.

Esa es una forma para detectar fraudes. Lo hacen algunas empresas: conocen a cada empleado, investigan su entorno, y elaboran un perfil.

La otra forma de detectar (y prevenir) un fraude es el establecimiento de un adecuado control interno dentro de la empresa.

Establecer firmas d autorización, niveles de autorización, y revisiones y monitoreos periódicos es una manera de prevenir y evitar el fraude

Establecer una adecuada segregación o separación de funciones en todos los procesos es otra forma de minimizar la probabilidad de fraudes.

Ejemplo: La persona recibe el pedido y solicita al almacén, no es la misma que despacha, factura, cobra y contabiliza. Todas son diferentes.

Otro: La persona que aprueba la requisición, no es la misma que compra, recibe la mercancía, paga, ni contabiliza. Todas son distintas.

Esta segregación de funciones no solo debe existir a nivel de procesos, es importante que también esté establecida a nivel de sistemas.

Por último, necesitamos actividades de monitoreo, que pueden ser ejecutadas por una unidad de auditoria interna dentro de la empresa.

Dichas actividades de monitoreo y verificación post-mortem deben ejecutarse de forma periódica para facilitar la detección de fraudes.

Ahora vamos con: ¿Que hacer cuando encontramos evidencias que algo no está bien, o peor aún, que se ha cometido un fraude?

Para saber qué hacer, debemos primero conocer CÓMO comienza un fraude dentro de la empresa.

El perpetrador del fraude primero buscará sentirse en confianza dentro de la organización, de forma que nadie sospeche de él.

Tratará de ser el "amigo de todos", ser una imagen pública de la empresa, etc. Eso creará la opinión: "No creo que él sea capaz."

Luego, evaluará la situación y buscará los puntos débiles, tales como falta de chequeos, para elaborar su plan.

Con un plan fijado, el perpetrador del fraude cometerá un "pequeño" crimen para ver si existe vigilancia o alguna reacción posterior.

Ese tiempo de espera puede llegar a ser largo (hasta meses), dependiendo del entorno empresarial donde se encuentra el criminal.

Si la transacción "carnada" es detectada, el perpetrador simplemente dirá "Ay perdón, fue un error de dedo, ya lo corrijo".

Si no es detectada, el perpetrador lanzará dos o tres transacciones más con un monto un poquito mayor, y verá que sucede después.

Si tampoco son detectadas, entonces el criminal irá con todo en su esquema de fraude. Para que sea detectado, pueden pasar hasta años.

Cuando tenemos sospechas de fraude, lo importante es NO ir con la persona que creemos que lo cometió.

Pues al hacerlo, lo estamos poniendo sobre aviso y suspenderá todas sus actividades para evitar ser descubierto.

Cuando una actividad que parece ser fraudulenta es detectada, es mejor determinar si han ocurrido varias actividades similares en el pasado.

De ser cierto, se reúnen las evidencias, se inician las investigaciones y se contactan a los abogados respectivos de la compañía.

Necesitarás un abogado laboral si el empleado cometió un fraude, pues por ley debes pagarle la liquidación como despido justificado.

Necesitarás un abogado penal para reportar al criminal en fiscalía pues aunque tengas q pagarle sus prestaciones, le causó un daño a la empresa

Si el criminal robó secretos de la empresa y los vendió a la competencia, necesitarás también un abogado experto en propiedad intelectual.

Y por último, si el criminal utilizó facturas o adulteró registros de ventas, contactar a un abogado tributario que prepare la empresa en caso que le llegue una fiscalización y pueda defender a la empresa ante posibles multas causadas por dicho fraude.

Bueno señores, eso es todo sobre el tema, y tengan luces sobre que hacer en caso de encontrar un fraude en la empresa.